Termini di utilizzo e informativa privacy EasyAsilo

Ultimo aggiornamento:15 maggio 2026

1. Ambito del servizio

EasyAsilo è la piattaforma digitale utilizzata per gestire servizi educativi per l'infanzia e attività collegate: anagrafiche di genitori/tutori, bambini e personale, iscrizioni, contratti, presenze, pasti, turni, ferie, documenti, comunicazioni, ticket di assistenza, richieste di pagamento, PagoPA e attestati di pagamento.

L'accesso e consentito agli utenti autorizzati secondo il proprio ruolo. I minori non utilizzano direttamente l'account di accesso: i loro dati sono gestiti dai genitori/tutori e dal personale autorizzato per le finalità del servizio.

2. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento è IL PICCHIO CONSORZIO DI COOPERATIVE SOCIALI CATTOLICHE – SOC. COOP. SOCIALE, C.F./P.IVA 01520720440, con sede in Via Lungo Castellano Sisto V n. 56, 63100, Ascoli Piceno. Per richieste privacy e possibile scrivere a ilpicchio@pec.it. Il Responsabile della Protezione dei Dati è il responsabile legale del soggetto IL PICCHIO CONSORZIO DI COOPERATIVE SOCIALI CATTOLICHE – SOC. COOP. SOCIALE

Se confermato dal Titolare, la piattaforma è utilizzata per il servizio/brand AGRIBIMBO ed è configurata per il soggetto IL PICCHIO CONSORZIO DI COOPERATIVE SOCIALI CATTOLICHE - SOC. COOP. SOCIALE.

3. Dati personali trattati

La piattaforma può trattare, in base al ruolo e alle funzionalità utilizzate, le seguenti categorie di dati:

• Dati account e accesso: nome, cognome, e-mail, telefono, password cifrata, ruolo, stato account, inviti, verifica e-mail, accettazione dei termini.
• Dati anagrafici e di contatto: codice fiscale, genere, data e luogo di nascita, cittadinanza/paese, indirizzo di residenza, CAP, recapiti.
• Dati dei genitori/tutori: grado di parentela, situazione occupazionale, IBAN se necessario alla gestione amministrativa, dati del secondo genitore, fratelli/sorelle, bambini iscritti e persone autorizzate al ritiro, inclusi recapiti e numero documento.
• Dati dei bambini: anagrafica, codice fiscale, dati di residenza, iscrizioni, contratti, struttura/sezione, presenze, orari di ingresso/uscita, pasti, note operative, documenti e comunicazioni collegate al servizio.
• Dati del personale: anagrafica, recapiti, dati contrattuali/organizzativi, mansione, orari, turni, presenze, ore ordinarie/notturne/festive, richieste di ferie o permesso, documenti e comunicazioni interne.
• Dati contrattuali e amministrativi: tipologia di contratto, servizi associati, date di inizio/fine, accettazioni, importi, sconti, scadenze, stato pagamenti, attestati di pagamento e dati di fatturazione/contabilità.
• Dati PagoPA e pagamento: importo, causale, identificativi della richiesta, IUV o riferimenti di transazione, sessione di pagamento, PSP, esito tecnico, data pagamento e payload ricevuti dai sistemi di pagamento.
• Documenti e allegati: file caricati per genitori, bambini, personale o ticket, con titolo, descrizione, data di caricamento e percorso di conservazione.
• Comunicazioni: messaggi chat, ticket, conversazioni, allegati, notifiche operative, solleciti e promemoria di pagamento.
• Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, user agent, browser/sistema operativo, sessioni, log applicativi, log di attività e audit delle modifiche.

Eventuali dati particolari, ad esempio informazioni sanitarie, allergie, certificati, esigenze alimentari o immagini dei minori, devono essere trattati solo se necessari o espressamente richiesti per la gestione educativa, organizzativa, sanitaria, amministrativa o per le finalità specificamente autorizzate.

4. Finalità e basi giuridiche

• Creazione e gestione account: autenticazione, autorizzazioni, sicurezza e gestione profili. Base giuridica: esecuzione del servizio, misure precontrattuali, legittimo interesse alla sicurezza e obblighi di legge.
• Iscrizione e gestione del servizio educativo: anagrafiche, contratti, presenze, pasti, ritiri autorizzati, comunicazioni organizzative e continuità educativa. Base giuridica: contratto, obblighi legali, interesse legittimo e, ove applicabile, interesse pubblico/obblighi connessi ai servizi educativi per l'infanzia.
• Amministrazione, contabilità e pagamenti: quote di iscrizione, versamenti ricorrenti, solleciti, ricevute, attestati di pagamento, rendicontazione e verifiche. Base giuridica: contratto e obblighi fiscali, contabili e amministrativi.
• PagoPA: generazione link/QR, invio dei dati necessari al pagamento, ricezione degli esiti e riconciliazione. Base giuridica: esecuzione del pagamento, obblighi legali e amministrativi. PagoPA, PSP, ente creditore e intermediari tecnologici possono agire come autonomi titolari o responsabili secondo i rispettivi ruoli.
• Gestione del personale: anagrafiche, ruoli, turni, presenze, permessi, documenti e comunicazioni interne. Base giuridica: contratto di lavoro/collaborazione, obblighi legali e legittimo interesse organizzativo.
• Assistenza e comunicazioni: ticket, chat, notifiche, inviti, verifica e-mail, reset password, approvazione contratti, richieste e promemoria pagamento. Base giuridica: contratto, legittimo interesse e obblighi di sicurezza.
• Sicurezza e audit: prevenzione abusi, controllo accessi, tracciamento modifiche, diagnosi tecnica e tutela dei diritti. Base giuridica: legittimo interesse e obblighi di legge.
• Newsletter, promozioni, gruppi di messaggistica e immagini: comunicazioni promozionali, open day, iniziative, pubblicazione o condivisione di foto/video in area riservata o su canali pubblici. Base giuridica: consenso libero, specifico e revocabile.

5. Consensi privacy

Alcuni consensi o accettazioni sono necessari per completare l'iscrizione e gestire il servizio essenziale.
I consensi facoltativi, come newsletter, comunicazioni promozionali, uso di foto/video in area riservata, pubblicazione pubblica di immagini e inserimento in gruppi di messaggistica, possono essere negati o revocati senza impedire l'accesso al servizio educativo essenziale, salvo l'impossibilita di utilizzare la specifica funzionalità collegata al consenso negato.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Per materiali già stampati, diffusi o pubblicati, il Titolare valuterà le misure ragionevoli per interrompere gli utilizzi futuri e rimuovere ciò che è tecnicamente e giuridicamente possibile.

6. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari ad account, iscrizione, contratto, gestione educativa, sicurezza, pagamenti e obblighi amministrativi e necessario per erogare il servizio. Il mancato conferimento può impedire la creazione dell'account, l'iscrizione, la gestione del contratto, l'invio di comunicazioni operative o il pagamento. Il conferimento per finalità facoltative e sempre opzionale.

7. Destinatari e soggetti autorizzati

I dati possono essere trattati o comunicati, nei limiti delle rispettive funzioni, a:

• personale amministrativo, educativo, tecnico e direzionale autorizzato;
• genitori/tutori limitatamente ai dati e pagamenti dei bambini collegati al proprio profilo;
• fornitori IT, hosting, manutenzione software, posta elettronica, assistenza tecnica e conservazione dati;
• consulenti fiscali, contabili, legali, del lavoro e altri professionisti incaricati;
• PagoPA, Prestatori di Servizi di Pagamento, ente creditore, intermediari o partner tecnologici configurati per l'incasso;
• autorità pubbliche, giudiziarie o amministrative quando previsto dalla legge.

I dati non sono venduti a terzi.

8. Trasferimenti extra SEE

I dati sono trattati preferibilmente all'interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora un fornitore comporti trasferimenti verso Paesi extra SEE, il Titolare adotta le garanzie previste dal GDPR, incluse decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre misure applicabili.

9. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti e successivamente per i termini richiesti da obblighi di legge, fiscali, contabili, contrattuali o di tutela dei diritti. Salvo diversa impostazione deliberata dal Titolare:

• anagrafiche, contratti, pagamenti e attestati: per la durata del rapporto e fino a 10 anni dalla chiusura, ove necessario per finalità contabili, fiscali o di difesa;
• dati PagoPA e riconciliazione pagamenti: per il periodo richiesto dalla normativa e dai sistemi di pagamento, di norma fino a 10 anni;
• documenti caricati: per il tempo necessario alla gestione del rapporto e agli obblighi applicabili, poi cancellati o anonimizzati ove possibile;
• ticket, chat e comunicazioni operative: per la durata necessaria alla gestione della richiesta e alla tutela dei diritti, salvo obblighi ulteriori;
• log tecnici, sessioni, attività e audit: per il tempo tecnico e organizzativo necessario alla sicurezza, alla verifica delle operazioni e alla tutela del sistema;
• consensi: fino a revoca e, successivamente, per il tempo necessario a documentare la liceità del trattamento;
• backup: fino alla naturale sovrascrittura secondo le procedure tecniche adottate.

Alcuni record possono essere archiviati o eliminati logicamente prima della cancellazione definitiva, per garantire continuità amministrativa, audit e ripristino in caso di errore.

10. Sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui autenticazione, password cifrate, ruoli e permessi, verifica e-mail, limitazione dei tentativi di accesso, archiviazione riservata dei documenti e degli allegati, log di attività, audit delle modifiche e accessi limitati al personale autorizzato. In produzione l'accesso deve avvenire tramite connessioni protette e configurazioni coerenti con lo stato dell'arte.

11. Cookie e strumenti tecnici

La piattaforma utilizza cookie tecnici e strumenti equivalenti necessari per login, sessione, sicurezza, preferenze essenziali e corretto funzionamento dell'area riservata. Eventuali strumenti di analytics, marketing o tracciamento non necessari richiedono informativa e consenso separati prima dell'attivazione.

12. Pagamenti e attestati di pagamento

Per i pagamenti, EasyAsilo può generare richieste manuali, quote di iscrizione e versamenti ricorrenti, inviare promemoria e solleciti via e-mail, mostrare importi, scadenze, stati di pagamento e produrre attestati di pagamento.
Se viene utilizzato PagoPA, la piattaforma invia solo i dati necessari alla transazione, come nominativo del pagatore, codice fiscale se disponibile e valido, e-mail se presente, importo, causale, identificativo richiesta e sessione.
I dati di carta o strumenti di pagamento sono trattati dai PSP o dai sistemi di pagamento esterni, non da EasyAsilo.

13. Minori, immagini e documentazione educativa

I dati dei minori sono trattati con particolare attenzione e solo per finalità connesse al servizio educativo, amministrativo, organizzativo e di tutela. Le immagini e i video dei minori possono essere utilizzati solo nei limiti del consenso prestato dai genitori/tutori e secondo la finalità indicata: documentazione educativa riservata, condivisione in area privata, oppure pubblicazione esterna. Il consenso all'uso dell'immagine per finalità non essenziali e facoltativo.

14. Obblighi dell'utente

• fornire dati corretti, aggiornati e pertinenti;
• custodire le credenziali e non condividerle con terzi;
• comunicare tempestivamente variazioni rilevanti, errori nei dati o accessi non autorizzati;
• caricare documenti e allegati leciti, pertinenti e privi di dati eccedenti rispetto alla finalità;
• non usare chat, ticket o allegati per contenuti offensivi, illeciti, non pertinenti o lesivi di terzi;
• informare, ove necessario, le persone terze i cui dati vengono conferiti, come secondo genitore, fratelli/sorelle o persone autorizzate al ritiro, e assicurarsi di avere titolo per comunicarli.

15. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, revoca dei consensi e reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Le richieste possono essere inviate ai contatti indicati nella sezione 2. Il Titolare risponde di norma entro un mese, salvo proroga nei casi previsti dalla normativa. Per i minori, i diritti sono esercitati dai genitori/tutori o dagli esercenti la responsabilità genitoriale, nel rispetto dell'interesse del minore e della normativa applicabile.

16. Modifiche ai termini e all'informativa

Il Titolare può aggiornare i presenti Termini e l'informativa privacy per adeguamenti normativi, tecnici, organizzativi o funzionali. Le modifiche rilevanti saranno rese disponibili nella piattaforma e, ove opportuno, comunicate agli utenti. L'uso continuato della piattaforma dopo la pubblicazione degli aggiornamenti comporta presa visione dei testi aggiornati, salvo i casi in cui sia richiesto un nuovo consenso espresso.

17. Contatti finali

Per informazioni, richieste operative o esercizio dei diritti privacy: scrivere a ilpicchio@pec.it o recarsi in sede in Via Lungo Castellano Sisto V n. 56, 63100, Ascoli Piceno